ビジネスメールを使う多くの方が、少なくとも一度はCCを利用する際の宛先の書き方について疑問に思ったことがあるでしょう。実際に本文を作るときには、CCに追加した受信者の名前もしっかりと記載することが推奨されています。すなわち、CCの部分に名前を忘れずに書くことが大切です。
近年、私たちの生活スタイルの変化に伴い、ビジネスメールを送る頻度は以前よりも増えてきていることでしょう。私自身も、仕事を始めたとき、ランチ後すぐ、そして夕方と、一日に少なくとも三度は確認時間を設けています。
それでも、メールの量が多いため、何かを見落としてしまうことが避けられないこともあります。このような状況だと、何らかのトラブルが発生しないとも限らないという懸念があります。
そこで本記事では、CCとBCCの使い方と宛先の書き方について詳しく解説します。ぜひ参考にしてみてください。
メール作成時、本文の宛名にCCは含むべき？
メールの本文に記載する宛名には、CCで指定した相手も宛先として盛り込む方が良いです。
その理由としては、CCに名前を入れるという行為が、「この案件への関与」を象徴するからです。
その人がメール内での会話に直接答えていなくても、その話の内容を扱えるようにしておくことが必要です。
名前を明記することで、それが目に留まりやすくなり、見落としが防げます。
また、送信先にも名前を明示することで、案件の関与者が誰なのかを知らせることができます。
以下に、宛先の記載例を示します。
宛先の記載例
会社名 〇〇部 〇〇様（TOの宛名） CC：〇〇様、〇〇様、我が社の〇〇
いつもお世話になっています。 〇〇株式会社〇〇部の〇〇です。
～
このような場合では、CCで指定した相手の役職がTOで指定した相手よりも高くても、TOの名前を先に書くべきです。
役職が高い方の名前を先に書く場合は、それはTOと同列で記述します。
また、CCで自社のスタッフを指定する場合は、敬称はなくても良いです。
議論の参加者が増えると、全員の名前を宛先に記載することは困難になりますが、多くの参加者がいればいるほど見落としも増えます。
ルールを守って、CCの人々がメールを見落とさないようにすれば、案件自体もスムーズに推進できるでしょう。
メールにおける”TO”, “CC”, “BCC”の使い方とその違い
Eメールでは、「TO」「CC」「BCC」の3つの種類のアドレスフィールドが用意されています。
これらの違いを理解すると、
・「TO」は 主要な受取人
・「CC」は 情報を共有したい関係者
・「BCC」は 秘密に情報を共有したい人物
といった区別が可能になります。これらの使い方とマナーを把握し、適切に活用することで、ビジネスメールのやり取りがスムーズに進むでしょう。
主な受取人へ：TO
「TO」は一般的な受信者のフィールドです。ここには主要な受取人を記載します。この欄が空白の場合、メールの主な受信者が誰なのか識別することが難しくなるため、意識的に記入することが重要です。主要な受取人が複数いる場合、各受取人が互いに知り合いであるという条件の下で、TO欄に複数のアドレスを記載することが適切です。
共有する相手へ：CC
「CC」はカーボンコピーを意味します。この欄に記載した人々にも、主要な受取人（TO）と同じ内容のメールが同一タイミングで送信されます。また、CCに記載したアドレスは他の受取人にも開示されますので、全ての関係者が誰がメールの情報を共有しているのか理解できます。CCに記載するべきは、メールの差出人もしくは受取人と何らかの関係がある人物であることが一般的です。無関係の第三者を無分別に記載することは適切でありません。
社内メンバーに情報を伝える時はCC
たとえば、関係する社内メンバーに情報を伝えるときには、CCを利用すると効果的です。そうすることで、取引先（TO）にその案件に関わる社内メンバーが誰であるかを通知しつつ、同時に社内で情報を共有できます。また、取引先が「全員に返信」を行うと、メールの内容をそのまま共有することが可能となります。CCに含まれるメンバーは、特に返信を必要とせず、メールの内容を確認するだけで良いことを認識しておくことが重要です。
秘密に情報を共有する：BCC
「BCC」を使用すると、その欄に記載された受取人にも、主要な受取人（TO）と同一のメールが送信されます。ただし、BCCで指定したアドレスというのは他の受取人には表示されません。そのため、メールの受取人に対して、内部で情報を秘密裏に共有したいときなどに活用します。
BCCで受けたメールの返信には注意
例えば、顧客に対する謝罪メールを報告するために、BCCを設定するケースもあるでしょう。このケースでは、顧客のみをTOに設定し、BCCに設定した上司にも同一のメールを送信します。しかし、注意が必要なのは、BCCとして受信者となった側が誤って返信しないように注意することです。
BCCに指定されたら内容の確認だけがいい
BCCに指定されたメンバーは、他の受取人に表示されない形で情報を共有されていますので、「全員に返信」するべきではなく、内容の確認だけ行うという認識を保つべきです。
メールでCCを使用する際の注意点
便利なCC機能ですが、常時使用すると、思わぬ問題が起こる可能性があります。その問題と対策について、私自身の経験を踏まえて説明します。
CCに余分なアドレスが含まれていないかチェックしましょう
昔、私が会社に勤めていた時、突如として個人的な内容のメールを受け取ったことがあります。そのメールの送信者は私とほとんど関係のない先輩で、通常は交流もほぼなかったのです。
しかし、そのメールの内容は極めて個人的なもので、交際相手を紹介するという微妙な表現まで含まれていました。
何か変だと思い、そのメールを詳しく調べてみると、CCに私たちの部署全体のメールアドレスが記載されていました。
おそらく、社内の別の人に個人的なメールを送る際、元々CCに入ってた部署全体のメールアドレスを削除するのを忘れたのでしょう。
その当時は、目立った処罰はありませんでしたが、裏では厳しい叱責が与えられた可能性があります。
まとめ
いかがでしたか？
今回は、CCとBCCの使い方とアドレスの記述方法について紹介しました。日常的に使っていると、その深層的な意味は考えずに使ってしまうこともあるでしょう。
また、BCCの利用規約は数年前と現在で異なります。BCCは大量電子メール送信によく使用されていましたが、ほんとうはBCCに設定しようとしていたのにCCに設定してしまい、無関係なメンバー全員のメールアドレスが漏れるというトラブルがありました。
そのため、現在では個人情報保護の観点から、BCCを使って一括送信をしないというルールを設けている企業も増えています。
一般的な使用ルールと自社のルールを考慮に入れて適切な判断をすることが大切です。
不確かなときは上司に相談しましょう。
オンラインコミュニケーションが日常的になった現在、相手が目の前にいないという理由で、面と向かって話すとき以上に気を使ったメールのやりとりを心がけましょう。
